Avec des managers de aspirés par l’opérationnel, c’est souvent à la fin de la journée, voire le lendemain que l’on comprend que tout ne s’est pas passé comme prévu, que l’alerte n’a pas fonctionné, que les décisions n’ont pas été prises au bon moment, et que la situation est peut être catastrophique
Le bilan, pesant sur la charge mentale, le stress peut être lourd de conséquences pour le manager comme pour les collaborateurs au quotidien.
Cela va générer des tensions, de la perte de confiance, de la frustration.
Comment peut- on remédier à cela?
L’Animation Intervalle Court (A.I.C.), fait partie des outils d’organisation qui permettent de créer les bonnes conditions pour améliorer le “Travailler Ensemble”.
L’A.I.C. est un point intermédiaire qui permet de pouvoir réagir au plus vite à une dérive au cœur même d’une journée.
Cet outil de communication permet de prévoir et d’anticiper des dérives de situations, de réorienter les taches , les moyens ou les flux pour revenir à l’objectif .
- Une absence dans un service peut nécessiter un renfort ponctuel,
- une panne technique apparemment bénigne peut vite dégénérer et avoir un impact sur le processus complet.
- Un décalage de livraison d’une matière première, aura un impact sur le planning de production,
- Un retard issu d’un autre service qui va influer sur la suite des opérations, une urgence client qui vient mettre à mal la planification,
Bref, la vie normale dans une entreprise !
Quels bénéfices pour les collaborateurs
L’A.I.C permet de rassurer les équipes, comme le manager, du bon déroulement de la période passée et d’anticiper sur la suite de la journée.
En effet, il n’est pas rare pour un collaborateur de penser pouvoir résoudre un problème rapidement sans voir la conséquence sur les autres services. Et tout simplement ne pas demander l’aide, qui permettrait de revenir à une situation «normale» au plus tôt.
Ces situations déjà tendues par l’activité normale, auxquelles s’ajoute un événement imprévu entraîne pour le/les collaborateurs une charge mentale supplémentaire, qui répétée peut avoir des répercussions graves sur la santé et peut aussi entraîner une dégradation rapide des relations de travail.
Et le rôle du manager est aussi et surtout d’aider ses collaborateurs à la bonne réalisation de leurs tâches.
Il lui faut donc prendre le pouls de l’activité régulièrement, s’assurer que tout se passe bien, répondre aux interrogations et provoquer de soi-même des sollicitations.
Quoi de plus stressant et improductif pour un manager, que d’arriver dans une réunion, avec pour seule préoccupation de savoir si tout se passe bien pour ses collaborateurs.
Et ce n’est pas un manque de confiance, mais bien un support nécessaire pour le bon fonctionnement de l’activité.
Les caractéristiques et objectifs de l’A.I.C.
- C’est un point de communication et non une réunion.
- Le lieu est défini et le timing aussi ( 5 minutes est souvent suffisant )
- Le nombre de collaborateurs doit être restreint ( en faire plusieurs si nécessaire, par secteurs, zones, métiers), ceci afin de garder de l’efficacité et ne pas tomber dans la réunion.
- L’animation se pratique debout dans un espace dédié, généralement près ou au milieu du périmètre concerné
- Pour le manager, il sert à s’assurer que l’activité est sous contrôle et les prochaines étapes comprises.
- Pour le collaborateur il permet d’alerter au plus tôt d’un problème, de se décharger de tension et de se rassurer sur la suite du déroulement de sa journée.
- L’A.I.C. se conclue par une liste d’actions à court terme à entreprendre par les participants
En résumé
- L’A.I.C. est un outil de communication intermédiaire permettant d’anticiper les problèmes.
- C’est un point d’échange qui doit d’être planifié, court et efficace.
- L’A.I.C. sert aussi bien au manager qu’aux collaborateurs .
- L’A.I.C est un rendez-vous clé pour améliorer le “Travailler Ensemble”