Que ce soit pour les performances globales de l’entreprise ou pour la qualité de vie au travail des collaborateurs et leur bien-être, la gestion de la charge de travail est essentielle.
Burn-out, stress, conflits, perte de productivité, baisse de la motivation : les conséquences dues à la surcharge de travail ne doivent pas être prises à la légère.
Des chiffres révélateurs
Une étude coordonnée par la DARES en 2016 publiait les résultats suivants :
- Près de 64% des employés déclarent être soumis à un travail intense ou subir des pressions temporelles.
- 47% des actifs occupés estiment qu’ils doivent « toujours » ou « souvent » se dépêcher dans leur travail.
Prise de conscience collective
Aborder ce sujet délicat à travers le jeu est le meilleur moyen de faciliter la prise de conscience et la prise de recul nécessaire pour élaborer des solutions en collectif.
Par exemple, le jeu « STRESSSS !!! » créé par Nicolas TONDEUR, réussit parfaitement à faire vivre à un groupe la problématique du stress généré par la charge de travail au sein d’une équipe.
Au fur et à mesure de la partie l’équipe va vivre la montée en stress au risque de devoir stopper la partie si l’un des participants dépasse le niveau de stress maximum sur sa fonction.
Cette mise en situation permet ensuite à l’équipe de revenir sur la séquence de jeu et de chercher des solutions à mettre en œuvre pour que cela ne se reproduise pas.
Une nouvelle partie de jeu permettra de valider les solutions élaborée et de mettre en œuvre un plan d’action adapté à la l’entreprise.
Evaluer la charge
Évaluer et mesurer la charge de travail de ses collaborateurs peut être complexe.
Dans une première approche il sera plus réaliste et plus simple de parler d’évaluation que de mesure de la charge de travail.
Cela peut être effectuée de manière subjective, en se basant sur les ressentis et les perceptions des membres de l’équipe. Cela permet de prendre en compte les spécificités de chaque personne et de son métier.
Cela doit être réalisé de manière régulière, à travers un échange individuel ou lors des rituels d’animation d’équipe. Cela permet de rester en contact avec les membres de l’équipe et de suivre l’évolution de la charge de travail.
Rendre visible
Maintenant que nous avons réussi à évaluer la charge de travail, il est intéressant de réaliser une représentation visuelle de la situation.
Ce travail, réalisé en collectif permettra d’élaborer une grille de lecture en intégrant l’ensemble des activités.
Cela permet de s’assurer de la cohérence de l’évaluation en se posant les bonnes questions :
- Quels sont les périmètres évalués ?
- Quels sont les personnes concernées ?
- Quelles sont les tâches à comptabiliser ?
- Quel est le bon niveau de détail ?
- Quelles sont les limites de charges acceptables (hautes et basses)
En utilisant les principes du Management Visuel, la situation vécue prend alors une dimension plus concrète et visuelle.
Des moyens simples pour partager la situation et prendre les premières décisions pour revenir à un niveau de stress supportable pour tous.
La régulation de la charge de travail
Plusieurs éléments peuvent contribuer à mieux réguler la charge de travail au sein d’une équipe :
- Une culture du feedback institutionnalisée en interne où managers et collaborateurs n’ont pas peur de se dire les choses avec franchise et respect
- Une meilleure clarification des rôles, des objectifs et des attentes, de manière à limiter le nombre d’allers-retours et un éparpillement du collaborateur en déphasage avec les priorités
- Une meilleure prévisibilité des tâches et de l’agenda afin de permettre à chacun de s’organiser comme il l’entend et de diminuer le poids de sa charge mentale face à un imprévu.
- La mise en place des Animation à Intervalle Court permet de passer en revue à fréquence rapprochée la charge de travail et organiser une meilleure répartition des ressources
